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开发个机器人,给员工当助理

来源:中国煤炭网 编辑:鄢丽娜 发布时间:2021-04-08 文字大小: |


每天早上来到办公室,国家能源集团中国神华能源企业(以下简称中国神华)办公室文档保密处员工焦扬会打开电脑,点击桌面上的机器人公文处理系统(即Robotic Process Automation,也称自动化办公助手,以下简称办公助手)图标。


趁着办公助手自动处理公文文书相关工作的时间,她给自己冲一杯咖啡,一边品味咖啡的香气,一边思考当天的重点工作。


然而,这样张弛有度的工作状态,对于一年多前的她而言,还是想象。让工作状态发生巨大改变的关键,就是焦扬点击的办公助手。去年上线的机器人公文处理系统真正成了她的办公助手。


重复性程序性工作,办公助手帮忙干


2018年,中国神华机关刚刚独立运营,机构设置尚不健全,人员紧张,办公室临时负责多项工作。在公文收发管理方面,办公室只有焦扬一人负责。


作为综合能源上市企业,中国神华资产分布广,产业板块多,业务种类复杂。为了满足上市企业合规性要求,中国神华的公文处理工作量大、质量要求高。2020年,焦扬处理的各类公文超6000件。


办公助手上线之前,正常工作时间内,焦扬要不停地处理各类公文收发相关工作。


中国神华办公室副主任王小明工位在焦扬旁边。听着焦扬每天从早到晚坐在电脑前不停地敲击键盘,王小明笑称她像“机器人”一样在工作。


同时,焦扬还要负责协调信息化建设相关工作。正常工作时间内公文不断,信息化相关工作,焦扬只能等到下班后接着干,工作压力可想而知。特别是在去年初,受新冠肺炎疫情影响,居家办公,焦扬需要处理的公文更多了。


在参与一些信息化项目工作时,焦扬发现中国神华信息企业用机器人程序在后台对系统进行巡检,很便捷,就咨询了相关技术人员原理。


“中国神华无纸化办公程度很高,公文文书处理也有很多是标准化工作。我当时就跟运维的负责人商量,看能否用机器人来处理公文。”焦扬说。


“大家日常要处理各类工作。这些工作可以分成临时性工作、周期性工作和标准型工作。”中国神华信息企业运维部经理许双成说,“大多数情况下,工作都是可以预见的,有一定的计划性,有固定的流程和规则。机器人就可以像一个办公助手一样,帮助大家在计算机上完成这部分工作。原来所有的工作都需要员工自己慢慢处置,现在就可以让办公助手去干。”


人可以灵活处理各项突发事件,机器人程序则需要明确的指示。为了让办公助手可以自动处理各项工作,焦扬首先要理解机器人程序的工作原理,其次要把需要机器人自动处理的工作细细地捋出来。


2020年1月,与运维相关负责人沟通后,焦扬就把日常工作全部录成视频,发送给信息企业的工程师。焦扬与工程师们一起反复沟通,全面系统梳理文书工作内容、总结公文处理规律,把工作梳理分解成指令明确的操作。


一些对人而言很简单的工作,对于办公助手却不然。让办公助手自动完成这些工作,费了研发人员一番精力。


比如给公文盖章——一项似乎没什么技术含量的工作,在一开始,就难倒了办公助手。


焦扬和许双成等研发人员,一开始尝试让办公助手在落款日期处盖章。于是,办公助手就在公文中所有出现日期的地方盖上了公章。看着被办公助手盖成一张图画的公文,焦扬等人哭笑不得。


研发人员没有放弃,经过不断尝试,办公助手终于不负众望,“学会”了这项技能。


能干的办公助手,一直在快速成长


经过几个月的开发、测试,2020年7月,办公助手上线运行,首先实现了自动发文;到2020年底,逐渐具备自动收文等其他功能。


“得知大家这儿有个公文处理机器人,一些关系好的的同事就打电话来问,‘焦扬,听说你那儿有个机器人,哪天抱过来我玩玩。”焦扬说,“其实不是这样的。”


这也打消了记者对于可爱机器人的幻想。许双成先容,办公助手是一个运行在电脑上的一个App,不是实物,可以承担基于规则的重复任务,自动完成以前需要人工处理的各项工作。


目前,办公助手具有自动收集整理数据、验证分析数据、记录、计算决策产出、协调管理、传输交流、生成报表等基础功能。


以验证分析数据为例。下属单位提交上来的报表和数据,办公助手可以根据权限自动去已有数据库比对,验证数据是否正确、合理。比如下属单位给某名员工3月做了1万元的工资,办公助手就可以去系统核对这名员工的工资是否是1万元。


办公助手还可以对收文进行重复性验证。以前人工收文时,由于工作人员轮班工作,或有人临时性来做一些文书工作,就可能存在同一份公文,由不同的人共登记了3次,也提交给了相关负责人3次。经过重复性验证,发现已收过相同内容的公文,办公助手便不再接收。


“办公助手的功能是不断扩充的,比如盖章功能,上次大家在一起交流的时候还不能具备,现在就可以了。等你再过两年来,办公助手肯定又有新的功能了。”王小明对记者说。


许双成通过视频给记者展示了办公助手自动收发公文的情景。


当发送公文时,办公助手会自动对公文进行发文分类登记,提交排版,经过人工排版后,公文自动盖章,然后批量发文。


当收取公文时,办公助手可以自动接收,收文分类登记,调整正文及附件分组,进行解密处理。对于国家能源集团来文,办公助手可自动提交给拟办单位;对于子分企业来文,人工审核符合发文规范后,提交拟办单位。


办公助手还可以自动收取通知公告、邮件。一些文件不会直接通过OA系统(自动化办公系统)发送到中国神华办公室,但又与中国神华的工作密切相关,比如国家有关部委发布的公告、职称评定相关公告等。以往,焦扬需要定期去各大部委、国家能源集团官网查阅。有时候,可能花了一两个小时翻看网页,却没有收获。而且,人工查阅,难免会有遗漏。


通过设定程序,办公助手就可以按照规则,自动定期查阅、下载相关通知公告,并进行登记、分类。焦扬只需要在OA系统里处理即可。


“一开始,大家都没有听说过用机器人处理公文,完全是一种全新的尝试,不知道后面会达到什么程度,没想到实践效果会那么好。” 焦扬说。


许双成先容,经过实际运行,办公助理具体展现出四方面优势。


一是大幅提升了公文文书处理效率,减轻了工作人员负担。办公助手在云屏幕自动处理各类文书工作,焦扬可同步处理其他工作。


“现在,大家可能只需要偶尔看看它是不是在正常运行,自动接收、自动发送文件就可以了。”许双成说,“办公助手像一个不会思考,但也不怕辛苦的人,可以24小时工作。只要告诉办公助手每天几点干什么,到时候它就会去处理。”


二是稳定可靠控,可以杜绝人为失误,操作准确率达100%,特别是在数据量特别大的情况下,优势更加突出。


办公助手运行之前,焦扬负责管理7枚公章,目前负责管理的公章更是达到9枚。虽然操作过无数次后,凭着肌肉记忆,焦扬就能找到需要的公章。但当工作繁忙,需要同时处理多项任务时,她仍可能出现失误。而自动处理的办公助手则完全避免了这种情况。


三是让公文处理更加安全合规。有些材料需要保密,如果交由人来负责,均存在一定的泄密风险。在允许的情况下,由办公助手来处理这些公文,则完全消除了泄密风险。


四是开发成本低,可不断迭代,拥有新功能。据先容,办公助手部署灵活快速,不需要改变现有系统,不依赖复杂开发,可以多平台兼容,比通过传统做接口的开发方式节省25%的成本。


上线运营后,办公助手已累计实行OA公文处理流程3500余次,处理发文1300件,处理收文1700件,邮件收文登记140条,网页收文登记370条。对比上线前后业务办理情况,办公助手累计节省工时超500小时,相同业务平均响应时间缩短70%。


同时,办公助手的应用有助于提升精细化管理水平。当OA系统有不合理的地方,人可以灵活处理,但办公助手只能按照规则运行,这就要求OA系统更加科学合理,反过来促进OA系统优化。办公助手上线运行以来,焦扬已经提了十几条OA系统改进建议。


有了办公助手后,焦扬上班再也不用像“机器人”一样不停地工作,有更多时间思考。最近,她就想着如何让办公助手更加“聪明”,具备更多功能。


办公助手越来越“聪明”,切实为基层减负


“之前都是信息企业‘友情赞助’,帮大家开发。”焦扬说。下一步,中国神华将对机器人办公进行科研立项,梳理完善已有成果,拓展应用空间,形成方便推广复制的成果,帮助员工完成更多工作。


“大家还要进一步提升办公助理的‘智力水平’,让它可以处理更多复杂任务。”王小明说。


中国神华员工的综合素质普遍较高。而一家企业难免会存在一些重复性、技术含量不高的工作。机器人办公可以把员工从重复性的工作中解放出来,让他们有更多时间精力思考更具创造性的问题。


为了让更多部室了解利用机器人办公,办公助手上线运营一段时间后,也就是今年2月,办公室在中国神华内部作线上分享。


一开始,他们打算先只针对中国神华机关各部室作讲座。结果看到办公室机器人公文处理的资讯后,一些子分企业相关工作人员就打电话来咨询。于是,在开始前10分钟,焦扬在中国神华公文交流群里发了讲座消息。结果预计十几人参加的线上分享,一下子来了五六十人。“说明这方面的需求很强烈。”焦扬说。


讲座结束之后,很多子分企业就打电话咨询中国神华什么时候能够推广下来。3月4日,办公室给各子分企业发放了问卷通知。通过问卷通知,办公室把目前机器人可以实现的功能全部列出,征集了解需求。目前,中国神华下属30多家子分企业反馈了意见需求。


王小明表示,他们把机器人办公作为办公室党支部在党史学习教育中为基层办实事的一部分,机器人办公不仅要横向拓展到计划部、国际合作部等其他部室,还要纵向挖掘,推广到下属子分企业,增加受益覆盖面,切实为基层减负。


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